Aviso de Privacidad

Última actualización: Enero 2025

BitCodex Apps (en adelante "la Empresa", "nosotros" o "nuestro"), con domicilio en Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que usted nos proporcione a través de nuestra plataforma Fcloud y servicios relacionados.

Este Aviso de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, compartimos y protegemos su información personal de conformidad con la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales de Colombia), el Decreto 1377 de 2013, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea cuando sea aplicable, y demás normatividad vigente.

1. Información que Recopilamos

1.1 Información que usted nos proporciona

  • Datos de registro: Nombre completo, correo electrónico, número de teléfono, nombre de empresa, NIT/cédula, dirección comercial.
  • Información de facturación: Datos de pago, información fiscal requerida para facturación electrónica.
  • Datos de clientes: Información de los clientes finales que usted registre en la plataforma para gestión de cartera, facturación y pedidos.
  • Comunicaciones: Mensajes, consultas de soporte y cualquier información que nos envíe directamente.

1.2 Información recopilada automáticamente

  • Datos de uso: Información sobre cómo utiliza nuestra plataforma, incluyendo funcionalidades utilizadas, tiempo de sesión y patrones de navegación.
  • Datos de ubicación: Coordenadas GPS cuando utiliza funciones de geolocalización para gestión de cartera y rutas de cobranza (solo con su consentimiento explícito).
  • Información del dispositivo: Tipo de dispositivo, sistema operativo, navegador, dirección IP y datos de conexión.
  • Cookies y tecnologías similares: Identificadores únicos para mejorar la experiencia de usuario y analizar el uso del servicio.

1.3 Información de terceros

  • Proveedores de pago: Información de transacciones procesadas a través de pasarelas de pago.
  • WhatsApp Business API: Cuando utiliza la integración con WhatsApp, procesamos información necesaria para el envío de mensajes según los términos de Meta.
  • Facturación electrónica DIAN: Datos requeridos por la normatividad colombiana para la emisión de documentos electrónicos.

2. Uso de la Información

Utilizamos su información para:

  • Prestar el servicio: Operar la plataforma Fcloud, incluyendo facturación, gestión de cartera, pedidos y agendamiento.
  • Gestión de cuenta: Crear y administrar su cuenta, procesar pagos y renovaciones de suscripción.
  • Comunicación: Enviar notificaciones del servicio, actualizaciones, alertas de seguridad y soporte técnico.
  • Mejora del servicio: Analizar el uso de la plataforma para mejorar funcionalidades y experiencia de usuario.
  • Cumplimiento legal: Cumplir con obligaciones legales, incluyendo facturación electrónica ante la DIAN.
  • Seguridad: Detectar, prevenir y responder a fraudes, actividades ilegales o violaciones de nuestros términos.
  • Marketing: Con su consentimiento, enviar información sobre nuevas funcionalidades, promociones y contenido relevante.

3. Compartición de Información

Compartimos su información únicamente en los siguientes casos:

3.1 Proveedores de servicio

  • Infraestructura en la nube: Servidores y almacenamiento de datos.
  • Procesadores de pago: Para procesar transacciones de suscripción.
  • Proveedor de facturación electrónica: Para emisión de documentos electrónicos válidos ante la DIAN.
  • Meta (WhatsApp Business API): Para funcionalidades de mensajería integrada.

3.2 Obligaciones legales

Podemos divulgar información cuando sea requerido por ley, orden judicial, o cuando sea necesario para proteger nuestros derechos, seguridad o propiedad, o los de terceros.

3.3 Con su consentimiento

Compartiremos información adicional solo cuando usted nos autorice expresamente.

4. Integración con Meta (WhatsApp Business)

Fcloud ofrece integración con WhatsApp Business API de Meta para el envío de mensajes a clientes. En relación con esta funcionalidad:

5. Retención de Datos

Conservamos su información:

  • Datos de cuenta: Mientras su cuenta esté activa y por 5 años adicionales para cumplimiento fiscal.
  • Datos de facturación: Por el período requerido por la legislación tributaria colombiana (mínimo 10 años).
  • Datos de cartera y transacciones: Mientras sean necesarios para la operación del servicio y posteriores obligaciones legales.
  • Logs de sistema: Por un período máximo de 2 años para propósitos de seguridad y auditoría.

6. Seguridad de la Información

Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas, incluyendo:

  • Cifrado de datos en tránsito (TLS/SSL) y en reposo.
  • Controles de acceso basados en roles.
  • Monitoreo continuo de seguridad.
  • Backups regulares y encriptados.
  • Servidores en centros de datos certificados.
  • Auditorías periódicas de seguridad.

7. Sus Derechos

De acuerdo con la legislación aplicable, usted tiene derecho a:

  • Acceso: Conocer qué datos personales tenemos sobre usted.
  • Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
  • Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios.
  • Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos en ciertos casos.
  • Portabilidad: Recibir sus datos en formato estructurado y transferirlos a otro proveedor.
  • Revocación del consentimiento: Retirar su consentimiento en cualquier momento.

Para ejercer estos derechos, contacte a nuestro Oficial de Protección de Datos en: privacidad@bitcodexapps.com

8. Transferencias Internacionales

Sus datos pueden ser transferidos y procesados en servidores ubicados fuera de Colombia. En estos casos, garantizamos que existan salvaguardas adecuadas, como cláusulas contractuales estándar aprobadas por autoridades de protección de datos.

9. Cookies

Utilizamos cookies y tecnologías similares para mejorar su experiencia, recordar preferencias y analizar el uso del sitio. Puede gestionar sus preferencias de cookies a través de su navegador.

10. Menores de Edad

Fcloud está diseñado para uso empresarial y no recopilamos intencionalmente información de menores de 18 años. Si tiene conocimiento de que un menor ha proporcionado datos personales, contáctenos para eliminar dicha información.

11. Cambios a este Aviso

Podemos actualizar este Aviso de Privacidad ocasionalmente. Notificaremos cambios significativos a través de la plataforma o por correo electrónico. La fecha de última actualización se indica al inicio del documento.

12. Contacto

Para preguntas sobre este Aviso de Privacidad o el tratamiento de sus datos:

BitCodex Apps
Oficial de Protección de Datos
Email: privacidad@bitcodexapps.com
Sitio web: bitcodexapps.com

También puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si considera que sus derechos han sido vulnerados.